Instruktion för valberedning
- Valberedningen ska utgöras av representanter för de till röstetalet tre största aktieägarna i Byggmästare Anders J Ahlström Holding AB (publ) baserat på en utskrift av den av Euroclear Sweden AB (”Euroclear”) förda aktieboken per den sista bankdagen i augusti varje år och övrig tillförlitlig ägarinformation som tillhandahållits Bolaget vid denna tidpunkt. Om någon av de tre till röstetalet största aktieägarna väljer att avstå från sin rätt att utse ledamot till valberedningen, eller annars får anses ha avstått från sådan rätt, ska nästa aktieägare i turordning beredas tillfälle att utse ledamot. Vid bedömningen av vilka som utgör de tre till röstetalet största aktieägarna ska en grupp aktieägare anses utgöra en ägare om de (i) ägargrupperats i Euroclear-systemet eller (ii) offentliggjort och till Bolaget meddelat att de träffat skriftlig överenskommelse att genom samordnat utövande av rösträtten inta en långsiktig gemensam hållning i fråga om Bolagets förvaltning. Valberedningens ordförande ska vara den ledamot som utsetts av den till röstetalet största aktieägaren, såvida inte valberedningen beslutar annat. Sammansättningen av valberedningen ska offentliggöras på Bolagets hemsida senast sex månader före årsstämman. I de fall ledamot är utsedd av viss ägare ska detta framgå. Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts. Styrelsens ordförande ska ansvara för att sammankalla valberedningen och ska, i den utsträckning som valberedningen finner lämpligt, delta vid valberedningens arbete såsom adjungerad utan rösträtt.
- Aktieägare som utsett ledamot i valberedningen äger rätt att entlediga sådan ledamot och utse ny ledamot i valberedningen. För det fall ledamot lämnar valberedningen innan dess arbetet är slutfört, ska ersättare i första hand utses av den aktieägare som utsåg ledamoten och i andra hand av nästa aktieägare i turordning. Om under valberedningens mandatperiod en eller flera av aktieägarna som utsett ledamöter i valberedningen inte längre tillhör de tre till röstetalet största aktieägarna, ska ledamöter utsedda av dessa aktieägare ställa sina platser till förfogande och den eller de aktieägare som tillkommit bland de tre till röstetalet största aktieägarna ska äga utse sina representanter. För det fall en aktieägare väsentligt ökat sitt aktieinnehav i Bolaget så att det berättigar till deltagande i valberedningen, kan aktieägaren skriftligen meddela detta till valberedningen och för valberedningen verifiera sitt aktieinnehav på ett betryggande sätt. Mottar valberedningen en sådan propå ska aktieägaren beredas tillfälle att utse en ledamot till valberedningen att delta som adjungerad i valberedningen, om inte vakans enligt ovan har uppstått, varvid sådan ny ledamot i valberedningen ska delta med rösträtt. Om inte sittande valberedning bedömer att särskilda skäl föreligger ska inga förändringar ske i valberedningens sammansättning om endast marginella förändringar i röstetal ägt rum eller om förändringen inträffar senare än tre månader före årsstämman. Aktieägare som tillkommit bland de tre största ägarna till följd av en mera väsentlig förändring i röstetal senare än tre månader före årsstämman ska dock ha rätt att utse en representant som ska adjungeras till valberedningen. Ändring i valberedningens sammansättning ska omedelbart offentliggöras.
- Valberedningen och aktieägare som utser ledamot i valberedningen ska eftersträva att uppfylla de krav på valberedningens sammansättning som uppställs i Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”).
- Valberedningen är ett beredande organ. Valberedningen ska arbeta fram förslag i nedanstående frågor att föreläggas bolagsstämman i Bolaget för beslut:
(i) förslag till stämmoordförande.
(ii) förslag till styrelseledamöter och styrelseordförande.
(iii) förslag till styrelsearvode med fördelningen mellan ordförande och övriga (iv) ledamöter, samt förslag till eventuellt ytterligare arvode för styrelsekommittéarbete.
(v) förslag till revisorer och revisorsarvode.om det bedöms lämpligt, förslag till ändringar i denna instruktion.Vid beredandet av sitt förslag till styrelseledamöter ska valberedningen i förekommande fall ta del av styrelsens utvärdering av sitt arbete och beakta de krav på styrelsens sammansättning som följer av aktiebolagslagen och de regler som gäller för den marknadsplats där Bolaget aktier är noterade. Valberedningen bör vidare beakta de krav som Koden uppställer på styrelsens storlek och sammansättning innebärande bland annat att valberedningen särskilt ska motivera sitt förslag till styrelseval med beaktande av Kodens krav på mångsidighet och bredd i styrelsen samt att en jämn könsfördelning ska eftersträvas.
- Minst en ledamot av valberedningen bör alltid närvara vid årsstämman och där redovisa de skäl som ligger till grund för valberedningens förslag.
- Om inte annat beslutats vid valberedningens sammanträden ansvarar samtliga ledamöter för valberedningens arbete i lika omfattning i förhållande till denna instruktion och Koden. Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av valberedningens ledamöter eller till andra personer, ska valberedningen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas.
- Valberedningen ska sammanträda så ofta som anses nödvändigt för valberedningen att fullfölja sina uppgifter. Vid valberedningens sammanträden ska det föras protokoll. Protokollet ska undertecknas av den som fört protokollet och justeras av valberedningens ordförande. Protokollet ska överlämnas till och förvaras av Bolaget.
- All information som lämnas till valberedningens ledamöter av Bolaget eller annat bolag inom Bolagets koncern ska behandlas strikt konfidentiellt och får icke avslöjas för tredje man innan informationen offentliggjorts. Valberedningens förslag, redogörelser och yttranden ska kommuniceras till Bolaget i skälig tid för att säkerställa efterlevnad av Koden. Inget arvode ska utgå till valberedningens ledamöter. Bolaget ska ersätta skäliga kostnader förenade med utförandet av valberedningens uppdrag.
- Denna instruktion gäller till dess att bolagstämman beslutar annat, varvid även sittande valberedning fortsätter att fungera under tiden efter årsstämman och fram till dess att dess sammansättning ändras i enlighet med dessa instruktioner, om inte bolagsstämman uttryckligen bestämmer annat.